Verwerkersovereenkomst

Deze Verwerkersovereenkomst ("Overeenkomst") is een aanvulling op de Algemene Voorwaarden van Distilo ("Hoofdovereenkomst") en regelt de verwerking van persoonsgegevens door Distilo ("Verwerker") namens de klant ("Verwerkingsverantwoordelijke") conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Door de Hoofdovereenkomst te aanvaarden, aanvaardt de Verwerkingsverantwoordelijke tevens deze Verwerkersovereenkomst.

Identificatie van de Verwerker

1. Definities

• "Persoonsgegevens": alle informatie die direct of indirect herleidbaar is tot een natuurlijk persoon, zoals bedoeld in Art. 4 lid 1 AVG.
• "Verwerking": elke bewerking van Persoonsgegevens, zoals bedoeld in Art. 4 lid 2 AVG.
• "Subverwerker": een derde partij die door de Verwerker wordt ingeschakeld voor de Verwerking van Persoonsgegevens.
• "Klantgegevens": Persoonsgegevens die de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker verstrekt of die de Verwerker namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt in het kader van de Diensten.
• "Diensten": de data-analyse- en adviesdiensten zoals beschreven in de Hoofdovereenkomst.

2. Reikwijdte en rol van partijen

De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen van de verwerking van Klantgegevens. De Verwerker verwerkt Klantgegevens uitsluitend ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke en uitsluitend op basis van diens gedocumenteerde instructies (Art. 28 lid 3 sub a AVG).

3. Verplichtingen van de Verwerker

De Verwerker verbindt zich tot het volgende (Art. 28 lid 3 AVG):

• Instructies: Klantgegevens uitsluitend verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij wettelijk anders vereist (sub a).
• Vertrouwelijkheid: Waarborgen dat alle personen die toegang hebben tot Klantgegevens gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht (sub b).
• Beveiliging: Passende technische en organisatorische maatregelen treffen conform Art. 32 AVG (sub c). Zie Artikel 6.
• Subverwerkers: Geen subverwerker inschakelen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke (sub d). Zie Artikel 5.
• Rechten van betrokkenen: De Verwerkingsverantwoordelijke bijstaan bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen (sub e).
• Bijstand: De Verwerkingsverantwoordelijke bijstaan bij het nakomen van verplichtingen op het gebied van beveiliging, meldplicht datalekken, DPIA en voorafgaande raadpleging (sub f).
• Verwijdering: Na afloop van de Diensten alle Klantgegevens verwijderen of retourneren, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke (sub g). Zie Artikel 8.
• Audits: Alle informatie beschikbaar stellen die nodig is om naleving aan te tonen en audits mogelijk maken (sub h). Zie Artikel 9.

4. Verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke

• Waarborgen dat er een geldige rechtsgrondslag bestaat voor de verwerking van Klantgegevens.
• De Verwerker tijdig informeren over verwerkingsinstructies en wijzigingen daarin.
• Waarborgen dat Klantgegevens nauwkeurig en rechtmatig zijn verzameld.
• De Verwerker onverwijld informeren indien een instructie naar diens oordeel in strijd is met de AVG of andere wet- of regelgeving.

5. Subverwerkers

De Verwerkingsverantwoordelijke verleent hierbij algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van subverwerkers, mits de Verwerker:

• De Verwerkingsverantwoordelijke ten minste 14 dagen vooraf informeert over voorgenomen wijzigingen in de lijst van subverwerkers.
• Met elke subverwerker een overeenkomst sluit die ten minste dezelfde verplichtingen oplegt als deze Overeenkomst.
• Volledig aansprakelijk blijft voor de handelingen van subverwerkers.

De Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen 14 dagen na kennisgeving schriftelijk bezwaar maken tegen een nieuwe subverwerker. In geval van bezwaar zullen partijen in overleg treden om een oplossing te vinden.

Subverwerkers

De applicatiedatabase, die Klantgegevens opslaat, de website, de Shopify-koppeling en de analyse-runner draaien voor alle klanten in de EU (Hetzner, Duitsland), ongeacht het land van vestiging. Het taalmodel dat de analyse opstelt draait in de Verenigde Staten. De tabel hieronder en artikel 10 beschrijven de waarborg voor elke doorgifte.

Huidige alpha-stand

Distilo bevindt zich in alpha en heeft nog geen betalende klanten geonboard. De applicatiedatabase die Klantgegevens opslaat, de website, de Shopify-koppeling en de uitvoering van de analyses draaien op eigen servers in Duitsland (Neurenberg). De bedrijfsgegevens van de Klant verlaten de EER voor het taalmodel, in de Verenigde Staten, zoals de tabel hierboven beschrijft.

6. Beveiliging (Art. 32 AVG)

De Verwerker treft onder meer de volgende maatregelen:

• Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS/HTTPS)
• Versleuteling van gegevens in rust waar technisch haalbaar
• Toegangscontrole op basis van het need-to-know-principe
• Regelmatige beoordeling van beveiligingsmaatregelen
• Beveiligingsmonitoring via infrastructuurproviders

De Verwerker zal het beveiligingsniveau regelmatig evalueren en aanpassen aan de stand van de techniek, de kosten, de aard en omvang van de verwerking en de risico's voor betrokkenen.

7. Datalekken (Art. 33-34 AVG)

De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, op de hoogte van een inbreuk in verband met Klantgegevens. De melding bevat ten minste:

• De aard van de inbreuk, inclusief (indien mogelijk) de categorieeen en het aantal betrokkenen
• De waarschijnlijke gevolgen
• De maatregelen die zijn genomen of worden voorgesteld om de inbreuk aan te pakken
• Contactgegevens voor verdere informatie

8. Gegevensretournering en -verwijdering

Na beeindiging van de Diensten zal de Verwerker, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke:

• Alle Klantgegevens retourneren in een gangbaar, machineleesbaar formaat (CSV, JSON); of
• Alle Klantgegevens en bestaande kopieen verwijderen, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

De Verwerker zal de verwijdering binnen 30 dagen na het verzoek voltooien en desgevraagd schriftelijk bevestigen.

9. Audits

De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke, of een door deze aangewezen onafhankelijke auditor, in staat om audits uit te voeren ter verificatie van de naleving van deze Overeenkomst. De Verwerkingsverantwoordelijke:

• Geeft ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk kennis van een voorgenomen audit.
• Voert de audit uit tijdens normale kantooruren en op een wijze die de bedrijfsvoering zo min mogelijk verstoort.
• Draagt de kosten van de audit, tenzij de audit een materieel tekort aan de zijde van de Verwerker aan het licht brengt.

10. Internationale doorgifte

Voor zover Klantgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EER, waarborgt de Verwerker dat dit geschiedt op basis van een van de volgende mechanismen:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (Art. 45 AVG)
• Standaardcontractbepalingen (SCC's) conform Art. 46 lid 2 sub c AVG
• Het EU-US Data Privacy Framework, indien van toepassing

Het taalmodel dat de analyse opstelt verwerkt Klantgegevens in de Verenigde Staten. Die doorgifte, naar OpenRouter en naar de modelhosts erachter, berust op de EU Standaardcontractbepalingen (Module 2) in de verwerkersovereenkomst van OpenRouter en in de overeenkomsten tussen OpenRouter en elke modelhost. OpenRouter is niet gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework.

Op verzoek verstrekt de Verwerker een kopie van de toepasselijke doorgifte-mechanismen.

11. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van partijen onder deze Overeenkomst is onderworpen aan de aansprakelijkheidsbepalingen in de Hoofdovereenkomst, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

12. Duur en beeindiging

Deze Overeenkomst treedt in werking op de ingangsdatum van de Hoofdovereenkomst en blijft van kracht zolang de Verwerker Klantgegevens verwerkt. Bepalingen inzake vertrouwelijkheid, verwijdering en aansprakelijkheid blijven na beeindiging van kracht.

13. Wijzigingen

De Verwerker kan deze Overeenkomst wijzigen om te voldoen aan wijzigingen in de toepasselijke wetgeving. Materiele wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf op deze pagina gepubliceerd. Voortgezet gebruik van de Diensten na kennisgeving geldt als aanvaarding.

14. Contact

Voor vragen over deze Verwerkersovereenkomst:
Privacy: privacy@distilo.nl
Algemeen: contact@distilo.nl